szkolenia.malbork.pl

Kultura organizacyjna firmy coraz częściej staje się istotnym elementem gry rynkowej. Pozwala na odróżnienie się na tle konkurencji, pozwala racjonalizować działania, koszty, energię, osiągnąć wysoką efektywność. Wpływa zatem na wynik firmy w sposób bezpośredni. Wysoka kultura organizacyjna daje również poczucie solidności i bezpieczeństwa zarówno pracownikom jak i Klientom. Pozwala realizować oczekiwania Klientów, jest elementem wizerunku firmy. Wpływa w ten sposób również pośrednio na wynik firmy.

Kultura organizacyjna firmy to z jednej strony dobra, przejrzysta organizacja z rozwiniętymi i realizowanymi wszystkimi funkcjami nowoczesnego przedsiębiorstwa. Z drugiej strony to wartości firmy, styl pracy, styl kontaktu z Klientami, dostawcami, niepisane zwyczaje, zasady współpracy między pracownikami. Mówiąc w skrócie kultura organizacyjna to postawy ludzi i rozwiązania organizacyjne.
Budowanie kultury organizacyjnej polega na ciągłym wprowadzaniu skutecznych rozwiązań organizacyjnych oraz wypracowywaniu i doskonaleniu pożądanych zachowań pracowników, ich stylu działania. Dlatego też zasadniczą trudnością w jej budowaniu jest fakt, że wymyka się ona władzy zarządzeń, okólników czy poleceń. Nie jest możliwe wyegzekwowanie np. identyfikacji z firmą za pomocą zapisu w umowie o pracę podpisywanej przez pracownika.

Przyjrzyjmy się pierwszemu składnikowi kultury organizacyjnej – postawom.

Budowanie kultury organizacyjnej wymaga bardzo podmiotowego traktowania ludzi niezależnie od funkcji jakie pełnią oni w przedsiębiorstwie. Takie podejście wiąże się ze zwiększeniem czasu na planowanie działań, przedstawianie ich pracownikom, tłumaczenie zasadności, rozpraszanie wątpliwości. Wymaga szeregu spotkań, działań zespołowych i dobrej komunikacji. Wszystko po to aby faza realizacji była krótsza, pozbawiona błędów i nie wymagała tak szczegółowej kontroli i sterowania.

Nie zawsze ten styl zarządzania, a może prowadzenia firmy, jest możliwy do realizacji.
Aby przyjrzeć się bliżej poruszonemu zagadnieniu zacznijmy od sprawy fundamentalnej, a mianowicie od relacji pomiędzy pracownikami różnego szczebla zarządzania. Jest to o tyle fundamentalne, gdyż od sposobu kształtowania tej relacji zależą inne czynniki kształtujące postawy ludzi, a w konsekwencji decydujące o kulturze organizacyjnej firmy.


Wyróżnijmy dwa style relacji:

• przełożony - podwładny


• lider - zwolennik

Każda z tych relacji utrwala określone postawy wśród pracowników.

RELACJE PRZEŁOŻONY-PODWŁADNY	RELACJE LIDER-ZWOLENNIK
narzekanie	myślenie pozytywne
zgłaszanie problemów	nastawienie na rozwiązywanie i recenzowanie rozwiązań oraz problemów
postawy roszczeniowe	nastawienie na wkład i efekt
praca najemna	identyfikacja z firmą
dyscyplina	samodyscyplina
odtwórczość	kreacja
obserwacja, rezerwa	zaangażowanie

Jedynie w przypadku relacji lider - zwolennik możemy mówić o szansie na zbudowanie efektywnej kultury organizacyjnej.
Odpowiednio ułożone relacje, a w konsekwencji również postawy, są często funkcją dobrej organizacji – drugiego ze składników kultury organizacyjnej.


Jak definiujemy dobrą organizację? Oto jej najistotniejsze elementy:

1. Jasna strategia firmy. Porządkuje ona działanie przedsiębiorstwa. Pozwala skorelować indywidualne cele pracowników z celami firmy – pozwala na zdefiniowanie przez nich ich indywidualnej roli. Strategia nadaje sens i kierunek działań.


2. Drożna komunikacja w firmie. Najczęstsze wąskie gardło firmy. Próżnia spowodowana przez brak komunikacji jest wypełniana przez domysły. Prowokuje wypracowywanie przez pracowników własnych standardów, niekoniecznie zgodnych z oczekiwaniami firmy. Niesie niebezpieczeństwo frustracji i konfliktów.


3. Zarządzanie procesowe i projektowe. Wymaga często zmian struktury firmy z wydziałowej na procesową. Zasadnicza różnica polega na tym, że w strukturze wydziałowej pracownicy są odpowiedzialni za część procesu – np. dział obsługi klienta przekazuje zgłoszoną przez Klienta usterkę do działu serwisu. W strukturze procesowej pracownik lub zespół jest odpowiedzialny za cały proces np. obsługi Klienta – nie ma przekazywania spraw, dokumentów między działami.


4. Jasny podział kompetencji. Opisy stanowisk pozwalają uniknąć funkcjonowania obszarów niczyich. Dają pewność, że wszelkie funkcje przedsiębiorstwa są zaplanowane. Zapobiega również konfliktom – gdzie się kończą kompetencje marketingu a zaczynają sprzedaży?


5. Procedury w działalności firmy – System Zapewnienia Jakości. Formalizuje sposoby postępowania w firmie. Zwiększa przewidywalność działań i pozwala osiągać oczekiwaną jakość.


6. System controllingu. Planowanie! Funkcja bardzo często zaniedbywana. Działający controlling dostarcza zasadniczych informacji do podejmowania decyzji przez zarząd.


7. System motywacyjny. Ważne jest poczucie sprawiedliwości systemu. Dobrej wyceny poszczególnych stanowisk oraz powiązania wysokości płacy z efektami działań.


8. System szkoleń. Stanowi pozapłacowy element systemu wynagradzania. Oprócz oczywistych korzyści z udziału w szkoleniach – zwiększania poziomu umiejętności, jest to również ważny sygnał dla pracowników podkreślający nastawienie firmy na rozwój ludzi. Ważne jest aby to był system a nie działanie akcyjne, system wprost odpowiadający na potrzeby, deficyty pracowników.


9. System ocen pracowników. Daje możliwość uzyskania przez podwładnych oceny ich funkcjonowania w firmie przez ich przełożonych. Funkcjonowanie systemu ocen instytucjonalizuje spotkania pomiędzy przełożonym a podwładnym w konkretnie określonym rytmie.


10. System rozwoju pracowników. Zakłada on ustalenie obszarów celów ważnych zarówno dla firmy jak i pracownika oraz wypracowanie działań, ustalenie celów i zadań w tych obszarach.


11. Klarowne wartości firmy. Stanowią one zapis zasad działania przedsiębiorstwa. Ważne jest aby wartości przekładały się na pożądane zachowania pracowników. Jeżeli wartością firmy jest jakość, to co to oznacza dla pracownika księgowości, albo warsztatu?


12. Angażowanie pracowników w rozwiązywanie problemów. Zwiększa ono nastawienie pracowników na wkład w firmę, na efekty działań. Pozwala na wypracowanie często lepszych rozwiązań – obserwacja pracownika jest pod innym kątem. Ułatwia również etap wdrożenia, przenosi część odpowiedzialności za efekt na pracowników. Współautorzy są współodpowiedzialni.


13. Częsty feedback – ocena pracy na bieżąco. Pochwały i reprymendy udzielane podwładnym dają świadectwo zaangażowania przełożonego w funkcjonowanie jego zespołu. Jest to zasadniczy element w rozwoju dojrzałości zespołu


14. Coaching. Uczenie, trenowanie pracowników w obszarach interesujących dla firmy i samych podwładnych. Drugi ważny element rozwoju i motywowania pracowników.


15. Osobisty przykład. To jak działają menedżerowie, jaki posiadają oni poziom zaangażowania, pozytywnego myślenia i umiejętności kierowania determinuje wiele zachowań, czy postaw manifestowanych przez pracowników.


16. Zarządzanie wiedzą. Skuteczne wykorzystywanie kapitału intelektualnego firmy oraz dzielenie się wiedzą przez pracowników są elementem wysokiej kultury organizacyjnej. Systemowe gromadzenie i czerpanie z kolejnych doświadczeń firmy pozwala rzeczywiście mówić o prawdziwie uczącej się organizacji. Niezwykle zaawansowanym, wskazującym na bardzo wysoką kulturę organizacji aspektem jest wprowadzenie w organizacji funkcji zarządzającego wiedzą oraz pomiar wykorzystania kapitału intelektualnego firmy.

Jednak co jest pierwotne, a co wtórne? Czy dzięki właściwym postawom możliwe jest wprowadzanie zmian organizacyjnych, czy też postawy są funkcją dobrej organizacji?
Dylemat jest nierozwiązywalny. Raczej należy spojrzeć na te dwie strony kultury organizacyjnej jak na naczynia połączone. Poprawa w jednej powoduje wzrost drugiej. Tylko od czego zacząć?


PROFES Centrum Kształcenia i Doradztwa
Artur Olszewski